Lohnsoftware für kleine Unternehmen: Das sind die bekanntesten Anbieter

Kleine Betriebe erfüllen dieselben Meldepflichten wie große Arbeitgeber

Das Melderecht kennt kaum Erleichterungen für kleine Arbeitgeber. Anmeldungen, Beitragsnachweise, Lohnsteuer-Anmeldungen und Bescheinigungen fallen in jedem Unternehmen an, das Personal beschäftigt. Für einen Handwerksbetrieb oder eine Agentur mit fünf Angestellten bedeutet das einen festen Block Verwaltungsarbeit, der sich in keinem Monat verschieben lässt.

Politisch steht dieser Aufwand seit Jahren auf der Tagesordnung. Der Nationale Normenkontrollrat stellt in seinem aktuellen Jahresbericht fest, dass der jährliche Erfüllungsaufwand um rund 6,8 Milliarden Euro gesunken ist, Unternehmen davon im Alltag aber kaum etwas merken. Wie das Gremium den Stand beim Bürokratieabbau insgesamt bewertet, beschreibt eine Meldung vom Oktober. Arbeitgeber können also nicht auf schnelle Entlastung warten und müssen ihre Abrechnung selbst effizient organisieren.

Drei Servicestufen auf einer Plattform für Betriebe mit Normallohn

Ein abgestuftes Servicemodell kennzeichnet die cloudbasierte Lohnsoftware aus dem Haus Paychex Europe. Betriebe legen selbst fest, wie viel Arbeit im eigenen Team bleibt, und können die Stufe monatlich ändern, ohne das System zu wechseln.

• Self-Service: Das Unternehmen rechnet selbst ab und wird dabei von geführten Abläufen und einer automatischen Datenprüfung begleitet. Laut Preisliste fallen 19 Euro Grundgebühr im Monat an, dazu kommen 3,90 Euro je Mitarbeiter.
• Assisted Service: Die Abrechnung entsteht weiterhin im eigenen Betrieb, und Fachleute des Anbieters prüfen sie abschließend und beantworten Payroll-Fragen. Dafür werden 6,90 Euro pro Mitarbeiter und 39 Euro Grundgebühr fällig.
• Managed Service: Ein Service-Team übernimmt Erstellung, Prüfung und Durchführung der Abrechnung einschließlich Fristenüberwachung. Den Preis gibt es individuell auf Anfrage.

Probeabrechnungen sind in allen drei Stufen möglich, für einzelne Beschäftigte ebenso wie für einen kompletten Lauf. Rückmeldungen der Sozialversicherung, darunter elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und A1-Bescheinigungen, ruft die Plattform digital ab und speichert sie. Die Verträge laufen auf Monatsbasis. Ausgelegt ist das Angebot für private Arbeitgeber mit Normallohn und Teams von wenigen bis zu mehreren hundert Beschäftigten. Baulohn und öffentlicher Dienst werden derzeit nicht unterstützt. Für die digitalen Meldungen nutzt die Plattform eine ITSG-zertifizierte Schnittstelle. Über den Mitarbeiter-Self-Service können Beschäftigte ihre Stammdaten selbst ändern und Lohnbescheinigungen herunterladen.

Das Lohnmodul von Lexware passt zu Betrieben mit Lexware-Buchhaltung

Lexware ist vielen Selbstständigen durch seine Buchhaltungsprogramme vertraut. Das Lohnmodul Lexware Office Lohn & Gehalt läuft online im Browser und ist nach Herstellerangaben ITSG-zertifiziert. Es erstellt die Pflichtmeldungen an Krankenkassen, Finanzamt und Berufsgenossenschaften automatisch und zeigt fehlende oder fehlerhafte Eingaben vor dem Versand an. Arbeitsbescheinigungen gehen über das BEA-Verfahren direkt an die Agentur für Arbeit.

Seine Stärke spielt das Programm aus, wenn die Finanzbuchhaltung bereits in Lexware Office liegt. In diesem Fall werden die Personalkosten automatisch verbucht. Die Steuerkanzlei kann einen kostenlosen Online-Zugang erhalten. Das Angebot ist monatlich kündbar und lässt sich 30 Tage kostenlos testen.

Sage Payroll verbindet Abrechnung und Personalverwaltung

Der Softwarehersteller Sage bietet für kleine Unternehmen die Cloud-Lösung Sage Payroll an. Auf seiner Website nennt er die Lohnabrechnung für bis zu 50 Mitarbeiter als Einsatzbereich. Die automatisierbare Abrechnung samt gesetzlicher Meldungen gehört zu allen drei Paketen mit den Namen Essentials, Standard und Premium.

Die Pakete unterscheiden sich vor allem im Umfang der Personalfunktionen. Schon die Einstiegsvariante enthält eine mobile App, eine Benutzer- und Rechteverwaltung sowie einen Buchhaltungsexport. Im Standardpaket kommen Arbeitszeiten, Genehmigungsabläufe und ein Onboarding-Portal hinzu, im Premiumpaket außerdem die Schichtplanung. Auch Sage stellt einen kostenlosen Testzeitraum von 30 Tagen bereit.

Vor der ersten Abrechnung braucht der Betrieb eine Betriebsnummer

Unabhängig von der gewählten Software beginnt die Lohnabrechnung mit einer Formalie. Damit ein Arbeitgeber am Meldeverfahren der Sozialversicherung teilnehmen kann, benötigt er für jeden Beschäftigungsbetrieb eine Betriebsnummer. Sie lässt sich nur elektronisch beantragen, wie der Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit erläutert. Seit dem 1. Januar 2024 setzt der Antrag die Unternehmensnummer des zuständigen Unfallversicherungsträgers voraus.

Gründer wenden sich deshalb zuerst an den zuständigen Unfallversicherungsträger, in der Regel die Berufsgenossenschaft, und beantragen danach die Betriebsnummer. Die Vergabebestätigung verschickt der Betriebsnummern-Service aus Datenschutzgründen nur per Post. Ändern sich später Anschrift oder Tätigkeit des Betriebs, ist die Änderung unverzüglich mitzuteilen. Erst wenn diese Daten vorliegen, lässt sich das Unternehmen in einem Abrechnungsprogramm vollständig anlegen.

Sieben Punkte entscheiden beim Vergleich über die passende Lösung

Ob eine Software zum Betrieb passt, zeigt sich an praktischen Fragen. Folgende Punkte verdienen einen genauen Blick:

• Zertifizierung: Hat die aktuelle Programmversion die gesetzlich vorgeschriebene Systemprüfung der Sozialversicherung bestanden, erkennbar an der ITSG-Zertifizierung?
• Zielgruppe: Ist das Programm für die eigene Branche vorgesehen, etwa für Normallohn, Baulohn oder Tarifverträge mit vielen Zuschlägen?
• Unterstützung: Gibt es fachliche Hilfe zur Abrechnung oder nur technischen Support, und lässt sich die Arbeit bei Engpässen ganz abgeben?
• Kostenmodell: Wie setzen sich Grundgebühr und Preis pro Beschäftigtem zusammen, und was kostet jede weitere Person?
• Vertragsbindung: Ist der Vertrag monatlich kündbar, oder gilt eine Mindestlaufzeit?
• Zusammenarbeit: Erhält die Steuerkanzlei Zugriff, und gelangen die Daten ohne Abtippen in die Finanzbuchhaltung?
• Mitarbeiterzugang: Können Beschäftigte ihre Abrechnungen in einem Portal oder einer App abrufen?

Teilzeit und Zweitverträge verlangen saubere Stammdaten

Wie wichtig eine sorgfältige Erfassung der Beschäftigungsverhältnisse ist, zeigt ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 8. Oktober 2026. Übt eine Person neben einer Vollzeitstelle eine Teilzeittätigkeit beim selben Arbeitgeber aus, sind ihre Ansprüche auf Basis aller Verträge zu berechnen. Die Einzelheiten zur Entscheidung über Urlaub und Zulagen bei mehreren Arbeitsverträgen fasst eine Meldung zusammen. Der Fall betraf Lehrkräfte in Rumänien. Die Richter stützen sich jedoch auf den allgemeinen Gleichheitssatz des Unionsrechts.

Kleine Betriebe arbeiten häufig mit Aushilfen, Minijobbern und Beschäftigten, deren Stundenzahl sich im Laufe des Jahres ändert. Für diese Betriebe ergibt sich daraus ein klarer Arbeitsschritt. Jede Änderung an Vertrag oder Arbeitszeit gehört sofort in die Stammdaten, damit die Software Ansprüche, Steuern und Beiträge auf korrekter Grundlage berechnet.

Fazit

Kleine Unternehmen finden bei den bekannten Anbietern ausgereifte Programme, die Meldungen automatisch übermitteln und Gesetzesänderungen selbst einspielen. Wer zunächst selbst abrechnen und bei Bedarf fachliche Unterstützung hinzunehmen möchte, profitiert besonders von einem Modell mit wechselbaren Servicestufen auf einer gemeinsamen Plattform. Betriebe mit bestehender Lexware-Buchhaltung können das passende Lohnmodul ergänzen. Wer zusätzlich Schichtplanung und Personalfunktionen sucht, findet bei Sage entsprechende Pakete. In jedem Fall sollte das Programm die Systemprüfung bestanden haben und im Testzugang zeigen, dass es zu den eigenen Abläufen passt.